SpołecznośćWydarzenia Joomla!Jak zorganizować JoomlaDay

Jak zorganizować JoomlaDay

Oceń ten artykuł
(0 głosów)

Przymierzasz się do organizacji JoomlaDay w swoim mieście lub regionie? Jeśli tak, zapoznaj się z tłumaczeniem oficjalnego poradnika Jak zorganizować JoomlaDay?

Pierwsze kroki i trochę podstaw

Najlepiej zacząć od stworzenia małego zespołu. Zespół ten powinien spotykać się regularnie, a członkowie zespołu powinni być na bieżąco informowani o postępach prac. Zespół powinien być mały - 3 lub 4 osoby to odpowiednia grupa. Jeżeli posiadasz więcej osób, znalezienie odpowiedniego czasu na spotkania stanie się bardziej skomplikowane, a same spotkania zabiorą więcej czasu i przestaną skupiać uwagę członków zespołu.

Przydzielaj indywidualne zadania. Nikt nie powinien ponosić ciężaru całego wydarzenia na swoich barkach. Rozkładanie zadań na pozostałych członków zespołu uczyni wszystko łatwiejszym, a dodatkowo promuje odpowiedzialność wewnątrz zespołu.

Zapisuj to, co było omawiane podczas spotkań. Najprostszą drogą, by to zrobić, jest wykorzystanie dokumentów współdzielonych. Dokumenty Google są odpowiednie do tego celu. Najlepiej spisywać wszystko bezpośrednio po spotkaniu, co zapewni ścisłość i zgodność z ustaleniami.

Zacznij prace na mniejszą skalę, możesz je rozszerzyć później - łatwiej jest powiększyć skalę wydarzenia niż ją później zmniejszyć.

Względy prawne, organizacyjne oraz finansowe

Aby zorganizować oficjalny JoomlaDay, musisz przestrzegać kilku zasad. Będzie to względnie łatwe lub skomplikowane, zależnie od Twoich decyzji.

Pierwszą rzeczą, jaką powinieneś uczynić, jeżeli rozważasz organizację wydarzenia JoomlaDay, jest przeczytanie Statutu JoomlaDay dostępnego pod tym adresem: JoomlaDay Charter.

Wnioskowanie o organizację JoomlaDay

Jeżeli już znasz termin oraz miasto, w którym będziesz organizować swój JoomlaDay, powinieneś wysłać wniosek o organizację JoomlaDay. Możesz to zrobić na tej stronie

Prośba o wykorzystanie domeny

Gdy organizujesz po raz pierwszy JoomlaDay, normalnym jest, że nie posiadasz domeny, której możesz użyć dla witryny JoomlaDay. Coś na wzór joomladay poprzedzającego domenę najwyższego poziomu jest dobrym wyborem, przykładowo joomladay.de lub joomladay.nl. Nie jest najlepszym pomysłem dodawanie roku lub czegoś jeszcze do nazwy domeny, gdyż potem nie będziesz mógł użyć ponownie tej domeny w roku następnym oraz będziesz musiał przejść proces akceptacji ponownie. Postaw zatem na prostotę! Wymagane jest uruchomienie witryny w domenie, której będziesz używać. Jeżeli nie masz strony WWW, a jedynie same prototypy lub grafiki, to powinieneś je na niej opublikować. Tutaj znajduje się link do formularza wykorzystania domeny.

Wykorzystanie logo

Prostą drogą jest wykorzystanie zaakceptowanych logotypów JoomlaDay, możesz użyć ich bez żadnego procesu akceptacji. Jeżeli chcesz wykorzystać logo Joomla!, musisz wysłać zapytanie o wykorzystanie loga i przejść przez ten proces. Mocno zalecamy użycie zaakceptowanych logotypów.

Przykłady użycia zaakceptowanych logotypów:

Możesz pobrać wektorowe pliki źródłowe (Adobe Illustrator) oficjalnego logo JoomlaDay tutaj.

Wymienienie na joomla.org

Twój JoomlaDay może być wymieniony na stronie events.joomla.org. Proces dodania wydarzenia do listy jest bardzo prosty i wymaga wysłania mejla do eventsteam[at]opensourcematters.org z tekstem promującym. Zazwyczaj wykorzystujemy małą grafikę dotyczącą wydarzenia, proces jest szybszy, jeżeli wyślesz ją wraz z tekstem promującym, musisz wysłać grafikę, którą możemy wykorzystać. Upewnij się, że licencja tej grafiki dopuszcza tego typu użycie.

Budowanie odpowiedniej strony WWW

Nie zapomnij zawrzeć na swojej stronie widocznych i odpowiednich miejsc dla swoich sponsorów i prelegentów.

Sugerowana struktura strony powinna zawierać następującą strukturę mapy witryny:

Strona główna | Rejestracja | Prelegenci | Sponsorzy | Lokalizacja | Kontakt | Nocleg

Istnieje kilka wspaniałych rozszerzeń do rejestracji udziału w imprezach (zarówno komercyjnych, jak i darmowych) dostępnych dla Joomla! i jeżeli chciałbyś je wykorzystać do zarządzania rejestracją uczestników na swoim JoomlaDay, to powinieneś rozważyć skontaktowanie się z twórcą (w wypadku komercyjnych rozszerzeń) i zapytać go, czy nie chciałby wesprzeć swoim rozszerzeniem procesu rejestracji Twojego JoomlaDay.

Wybór miasta

Miasto, które będzie gościć imprezę, powinno być takim, do którego łatwo będzie dotrzeć docelowym uczestnikom. Transport publiczny powinien być dostępny zarówno do miasta, jak i do miejsca lokalizacji imprezy. Powinna istnieć także odpowiednia ilość hoteli (sprawdź ceny!).

Większe miasta oferują lepsza infrastrukturę, ale zazwyczaj miejsca organizacji wydarzeń są droższe. Nie zapomnij sprawdzić mniejszych miast z dobrą infrastrukturą.

Lista kontrolna:

  • możliwie w centrum Twojego kraju / regionu,
  • transport publiczny (lotniska, pociągi, autobusy),
  • hotele / hostele,
  • dostępne lokalizacje dla spotkań towarzyskich,
  • zakres cen dostępnych lokalizacji imprezy.

Końcowa decyzja odnośnie miasta powinna być dokonana wraz z miejscem imprezy.

Wybór miejsca imprezy

Przed dokonaniem wyboru miejsca imprezy, kilka kluczowych kwestii powinno zostać zaplanowanych:

  • oczekiwana liczba gości (uczestnicy + organizatorzy + prelegenci + sponsorzy),
  • przybliżony harmonogram imprezy (jak wiele pomieszczeń potrzeba),
  • zaopatrzenie gastronomiczne,
  • BUDŻET.

Istnieje mnóstwo różnych rodzajów lokalizacji imprezy: sale konferencyjne, siedziby firm, uczelnie… Każda z nich ma swoje wady i zalety. Lokalizacja imprezy na uczelni może być bardzo tania, ale zwykle musisz zadbać o wszystko na własną rękę (wyposażenie techniczne, zaopatrzenie gastronomiczne, sprzątanie…), podczas gdy sale konferencyjne oferują pełną obsługę, choć są najdroższe.

Podczas porównywania cen dla lokalizacji imprezy nie zapomnij uwzględnić wyposażenia technicznego (projektor/rzutnik, WiFi, tablice ścieralne, dźwięk…). Jeżeli nie są zawarte w ofercie danej lokalizacji, mogą być drogie do wypożyczenia.

Wybór terminu i czasu

Sprawdź następujące terminy:

  • wakacje, święta,
  • inne duże wydarzenia w wybranym mieście,
  • inne wydarzenia wewnątrz społeczności Joomla (szczególnie wtedy, gdy chcesz zaprosić zagranicznych prelegentów),
  • inne powiązane z internetem/programowaniem wydarzenia.

Powinny być zachowane co najmniej dwa tygodnie pomiędzy podobnymi imprezami.

Impreza powinna być zaplanowana co najmniej (!) z 6-8 miesięcznym wyprzedzeniem!

Wybór struktury harmonogramu

Wykłady, pokoje dyskusyjne oraz tryby antykonferencyjne.

Wykłady

Pokoje dyskusyjne

Antykonferencja

Wybór prelegentów

Tam, gdzie to możliwe, powinieneś dążyć do zaproszenia rodzimych prelegentów. Udział zagranicznych prelegentów może być wspaniałą atrakcją Twojej imprezy, ale staraj się unikać sytuacji, w której zbyt wielu prelegentów nie prezentuje w rodzimym języku danego JoomlaDay. 

Znalezienie finansowego wsparcia i sponsorów

OSM

Jako zaakceptowana impreza JoomlaDay możesz otrzymać finansowe wsparcie z OSM. Zwyczajowo jest to kwota $500 USD. Są to pieniądze na pokrycie kosztów, jeżeli JoomlaDay wygeneruje nadwyżkę budżetową, to organizatorzy JoomlaDay powinni zwrócić te pieniądze do OSM.

OSM może wysłać pieniądze poprzez konto PayPal, czek lub przelać pieniądze na konto bankowe. Do wykonania międzynarodowych przelewów OSM potrzebuje następujących informacji:

  • nazwy właściciela konta bankowego
  • adresu właściciela konta bankowego
  • numeru telefonu właściciela konta bankowego
  • numeru konta bankowego
  • kodu CHIP S/UID# lub SWIFT/BIC
  • nazwy banku
  • adresu siedziby banku
  • miasto - siedziba banku.

Prosimy o bezpośredni kontakt z OSM, aby zgłosić się po wsparcie.

Sponsorzy

Gdy będziesz próbował znaleźć sponsorów, nie zapomnij, że prowadzisz interesy z firmami. Oczekują one profesjonalnych i wiarygodnych informacji oraz umów.

Przed skontaktowaniem się ze sponsorami przygotuj:

  • opcje sponsorskie (np. złoty sponsor, srebrny sponsor…)
  • pakiety sponsorskie (to co otrzyma w zamian sponsor)
  • ceny dla opcji i pakietów
  • kontrakty sponsorskie i faktury
  • kilka informacji odnośnie Joomla!, imprezy oraz oczekiwanej publiczności
  • jedna osoba w zespole powinna być odpowiedzialna za sponsorów
  • stwórz listę potencjalnych sponsorów
  • przygotuj stronę internetową dla sponsorów
  • przygotuj sobie odpowiedni adres e-mail: sponsor [@] twojewydarzenie.tld

Przygotowanie efektywnego rozdawania prezentów

Rozdawanie otrzymanych dóbr i usług na koniec dnia może być wolnym i męczącym procesem. Joseph LeBlanc stworzył rozszerzenie dla Joomla!, które czyni ten procesem duży szybszym i mniej uciążliwym http://extensions.joomla.org/extensions/miscellaneous/15024.

„Ten komponent umożliwia Ci nagrodzenie uczestników JoomlaDay prezentami sponsorów w losowy sposób. Posiada funkcje masowego importu dla uczestników i prezentów, jak także eksport w formacie CSV by umożliwić pobranie finalnych rezultatów. Zwycięzcy mogą być także wyświetlani na stronie głównej witryny.”

Kolejną kwestią jest to, że działa on świetnie dla niematerialnych produktów, takich jak szablony i rozszerzenia, umożliwiając sponsorom wydrukowanie wizytówek (lub czegoś podobnego) z unikalnym kodem/hasłem i umieszczenie tych wizytówek w torbie z materiałami konferencyjnymi, które mogą być losowo rozdawane podczas rejestracji. To gwarantuje, że kupony prezentowe zostaną rozdystrybuowane losowo i sprawią miłą niespodziankę uczestnikom imprezy. Wystarczy wtedy udostępnić sponsorom duplikaty kodów z kuponów, które były rozdawane, by umożliwić weryfikację zwycięzców przy późniejszym kontakcie.

 

Powyższy tekst jest tłumaczeniem dokumentu How to organize a JoomlaDay wykonanym przez Tomasza Dziudę. Dziękujemy, Tomku.

Ostatnio zmieniany Pn. 9 Cze 2014
comments powered by Disqus Powrót na górę

Czytaj Magazyn Społeczności

Oglądasz teraz:   SpołecznośćWydarzenia Joomla!Jak zorganizować JoomlaDay