Jeśli chcesz zlecić wykonanie witryny, spodziewaj się, że wykonawca poprosi Cię o szczegółowe wytyczne, o sprecyzowanie Twoich oczekiwań. To zrozumiałe. Aby wykonawca stworzył taką witrynę, jakiej oczekujesz, musi poznać Twoje oczekiwania. Są one podstawą do opracowania specyfikacji witryny.

Z tego przewodnika dowiesz się, jakie kwestie uwzględnić w swoich wytycznych.

Co to jest specyfikacja witryny?

Najkrócej – jest to po prostu projekt witryny, czyli możliwie jak najdokładniejszy opis wszystkich cech, jakie ma posiadać gotowa witryna. Przygotowanie specyfikacji technicznej jest zadaniem profesjonalistów. Może to być albo wykonawca witryny, albo ktoś, komu powierzymy przygotowanie jej projektu.

Oczywiście, wydawca może przygotować specyfikację własnymi siłami, ale zwykle będą to raczej wytyczne do specyfikacji, oczekiwania i sugestie wydawcy, a nie gotowy projekt witryny. Ten powinien powstać w wyniku uzgodnień między wydawcą a wykonawcą. Do dobrych praktyk należy dokumentowanie takich uzgodnień w formie specyfikacji technicznej.

Specyfikacja witryny powinna określać:

• przedmiot zlecenia – streszczenie mówiÄ…ce, co dokÅ‚adnie ma być wykonane,
• misjÄ™ i wizjÄ™ witryny – przeznaczenie, cele i funkcje,
• przypadki użycia i scenariusze dziaÅ‚aÅ„ użytkowników,
• spis treÅ›ci i organizacjÄ™ zawartoÅ›ci witryny,
• sposoby wymiany i aktualizacji treÅ›ci,
• wyglÄ…d typowych stron witryny,
• zakres obsÅ‚ugi posprzedażowej,
• inne uzgodnienia, np. tryb pracy i termin oddania do użytku.

Przedmiot zlecenia

Nie wystarczy określić, że chcemy zlecić wykonanie witryny internetowej. Konieczne jest sprecyzowanie, czym ta witryna ma być, np.

• wizytówka wydawcy, zaproszenie do kontaktu,
• informator – blog, katalog, magazyn informacyjny, biuletyn, portfolio,
• serwis usÅ‚ugowy – sklep internetowy, rezerwacja usÅ‚ug, pomoc techniczna, biuro obsÅ‚ugi,
• oÅ›rodek spoÅ‚ecznoÅ›ci – forum, portal spoÅ‚ecznoÅ›ciowy.

Od formuły witryny zależą podstawowe decyzje projektowe. Przykładowo strona typu wizytówka może być zbiorem statycznych powiązanych ze sobą dokumentów HTML lub prezentacją multimedialną. Nie wymaga systemu obsługi, jaki jest niezbędny w przypadku witryn z często zmienianą treścią czy witryn transakcyjnych. Sklep internetowy może być komponentem uniwersalnego systemu obsługi witryn, takiego jak Joomla czy WordPress bądź samodzielną aplikacją internetową. Podobnie portal społecznościowy, czy forum, które można zbudować z dedykowanego systemu, jak VBulletin, albo CMS i komponentów.   

Misja i wizja witryny – przeznaczenie, cele i zadania  

Misja witryny

Misja jest ukonkretnieniem pomysłu na witrynę. To zwięzły opis jej zadania, przeznaczenia, celów – manifest, credo, filozofia istnienia. Misja powinna odpowiadać na pytania, dlaczego i po co tworzymy witrynę, dla kogo witryna jest przeznaczona, czym się zajmuje, do czego służy, jakie chcemy osiągać cele, jakie potrzeby użytkowników chcemy zaspokajać, czym witryna ma się odróżniać od witryn konkurencyjnych (w tym także własnych, jeśli wydajemy więcej niż jedną witrynę).

Sformułowanie opisu misji może być trudne, co często powoduje, że ten etap projektowania witryny jest pomijany. Jeśli jednak nie spiszemy misji witryny, ryzykujemy, że poniesiemy spore koszty na stworzenie czegoś, czego nie chcieliśmy.

Pomocny w zredagowaniu misji witryny może być poniższy formularz.

<Nazwa witryny> to .......................................... (formuła witryny, np. magazyn informacyjny) oferujący ........................................................... (wpisz co – informacje, porady, materiały, produkty) ........................................................................... (wpisz komu),
którzy <chcą / potrzebują> .............................................................................................. (wpisz czego). W przeciwieństwie do witryn konkurencyjnych, które nie oferują ................................. (wpisz czego), <nazwa witryny> będzie oferować .................................................................................. (wpisz, co).  

Dobrze sformułowana misja witryny jest zwięzła, elastyczna i oryginalna. Zwięzła – lakonicznie wyraża zadanie witryny. Elastyczna – można ją zmodyfikować. Oryginalna – odróżnia witrynę od innych.

Rzecz jednak przede wszystkim w tym, żeby misja witryny została określona, sprecyzowana najlepiej, jak potrafimy ją wyrazić.

Wizja witryny

Wizja witryny to uzgodnione przez wydawcę (właściciela) i wykonawcę (projektanta) wyobrażenia:

• zasiÄ™gu i zakresu wpÅ‚ywów witryny,
• odbiorców – kim sÄ… i czego potrzebujÄ…,
• odpowiedzialnoÅ›ci – jakie potrzeby i oczekiwania bÄ™dzie zaspokajać,
• zawartoÅ›ci – czego witryna bÄ™dzie dostarczać i co umożliwiać.

Wizja rysuje pożądany obraz przyszłości witryny i jej miejsca w sieci internetowej. W pewnym sensie można powiedzieć, że wizja opisuje efekty, jakie ma umożliwić witryna.

Zasięg witryny i zakres wpływów

Teoretycznie Internet umożliwia dotarcie naszej witryny do wszystkich zakątków świata. Decydując się na wydawanie witryny, powinniśmy więc sprecyzować, jaki obszar ziemskiego globu planujemy objąć oddziaływaniem naszej witryny oraz tematykę witryny – w jakiej sferze życia będzie zdobywać wpływy.

Określamy więc, czy marzy nam się zasięg globalny, międzynarodowy, czy tylko ogólnopolski lub ograniczony do mniejszego terytorium, np. regionu czy społeczności lokalnej, naszej i okolicznych miejscowości.

Jeśli zdecydujemy się na witrynę o zasięgu globalnym lub międzynarodowym, powinniśmy również zdecydować, czy witryna ma być wielojęzyczna, czy jednojęzyczna i na jakie języki będzie tłumaczona oraz co będzie tłumaczone (treść całej witryny, system nawigacji i niektóre materiały, tylko system nawigacji.

Określenie tematyki witryny nie wymaga komentarza.

Adresaci witryny

Jedna z kardynalnych zasad projektowania witryn stanowi, że tylko witryna skupiona na użytkowniku i jego potrzebach może skutecznie realizować zamierzone cele. Dlatego specjaliści słusznie doradzają, by precyzując wizję witryny, sporządzić listę jej adresatów z podziałem na podstawowe i poboczne kręgi użytkowników.

Witryna może służyć wielu różnym grupom użytkowników. Wśród adresatów mogą się znaleźć:

• klienci firmy albo beneficjenci dziaÅ‚aÅ„ instytucji czy zrzeszenia,
• kadra wydawcy witryny - od menedżerów po szeregowych pracowników,
• kontrahenci - firmy lub osoby współpracujÄ…ce (dostawcy, dystrybutorzy, sprzedawcy, podwykonawcy)
• inwestorzy, wÅ‚aÅ›ciciele akcji, kredytodawcy, wierzyciele organizacji,
• dziennikarze i analitycy interesujÄ…cy siÄ™ przedmiotem dziaÅ‚alnoÅ›ci wydawcy,
• inne grupy zwiÄ…zane w jakiÅ› sposób z wydawcÄ….

Najlepiej wynotować na odrębnych kartkach nazwy adresatów i określić w każdym przypadku, po co miałby odwiedzać witrynę, co znajdzie na niej interesującego dla siebie, jakie motywy skłonią go do pierwszych i kolejnych odwiedzin. W ten sposób powstanie materiał wielce przydatny przy precyzowaniu celów witryny.

Cele i funkcje witryny

Na pytania o cele witryny często padają odpowiedzi ogólnikowe, a w efekcie bezużyteczne i podczas prac projektowych, i jako kryterium oceny projektu.

Witryna jest tylko narzędziem. Jeśli ma być narzędziem efektywnym i skutecznie przyczyniać do osiągania celów wydającej ją organizacji, trzeba sprecyzować właściwą jej rolę wyrażoną sformułowaniem kilku konkretnych celów.

Oto nieco ogólnych sugestii, które mogą być punktem wyjście do sprecyzowania celów własnej witryny:

• informowanie o swojej dziaÅ‚alnoÅ›ci,
• promocja dziaÅ‚alnoÅ›ci, produktów lub usÅ‚ug,
• edukacja i upowszechnianie wiedzy,
• poprawa wizerunku organizacji, firmy, instytucji
• komunikacja spoÅ‚eczna, budowanie spoÅ‚ecznoÅ›ci,
• podtrzymywanie wiÄ™zi z klientami, kontrahentami, spoÅ‚ecznoÅ›ciÄ…,
• dostarczanie rozrywki
• prezentowanie oferty, produktów lub usÅ‚ug,
• sprzedaż produktów lub Å›wiadczenie usÅ‚ug,
• zwiÄ™kszanie sprzedaży, zdobywanie klientów,
• rekrutacja pracowników, uczniów, studentów, czÅ‚onków organizacji,
• zredukowanie kosztów obsÅ‚ugi klientów, mieszkaÅ„ców,
• skrócenie procesu skÅ‚adania zamówieÅ„,
• pomoc klientom, użytkownikom, obywatelom.

Przypadki użycia i scenariusze działań użytkowników

Cele witryny pozostaną pustymi hasłami, jeśli użytkownicy witryny nie będą mogli ich osiągnąć w wyniku konkretnych czynności. Dlatego kolejnym, zalecanym elementem wizji witryny jest określenie przewidywanych przypadków użycia witryny i scenariuszy działań użytkowników. Przypadki użycia to nic innego, jak sytuacje, w jakich będą się znajdować użytkownicy witryny podczas odwiedzin albo – inaczej – nazwy zadań, jakie użytkownicy będą chcieli i mogli wykonać na witrynie podczas wizyty. Przypadki użycia nazywane są również modelami zadań.  

Poniżej zamieszczamy niekompletną listę typowych zadań, jakie na witrynie mogą wykonywać osoby odwiedzające witrynę:

• przeglÄ…dać zawartość
• wyszukać potrzebnÄ… treść
• znaleźć adres, telefon kontaktowy
• czytać informacjÄ™,
• przeglÄ…dać katalog ofert/produktów/usÅ‚ug,
• wysyÅ‚ać zapytanie,
• zamówić wiadomoÅ›ci (newsletter, biuletyn)
• zapisać wybranÄ… treść na dysku swojego komputera
• pobrać plik na swój komputer
• wydrukować informacjÄ™ ze zdjÄ™ciami
• wydrukować informacjÄ™ bez zdjęć
• przesÅ‚ać artykuÅ‚/materiaÅ‚ do publikacji
• ocenić zawartość
• umieÅ›cić komentarz
• porównać ceny produktów
• zarezerwować wizytÄ™
• kupić bilet imienny dla kilku osób z rachunkiem
• pobrać rachunek
• zÅ‚ożyć zamówienie
• kupić jeden produkt
• kupić kilka produktów
• dowiedzieć siÄ™ o aktualnych promocjach
• sprawdzić godziny pracy instytucji
• umieÅ›cić w serwisie wÅ‚asnÄ… treść
• poinformować o treÅ›ci znajomego
• wypeÅ‚nić ankietÄ™
• dokonać zakupu
• porozmawiać z pracownikiem obsÅ‚ugi
• zarejestrować siÄ™ na witrynie
• zalogować siÄ™ do witryny
• wylogować siÄ™ z witryny
• przeÅ‚Ä…czyć widok strony w tryb lepszej czytelnoÅ›ci
• poruszać siÄ™ po stronie tylko za pomocÄ… klawiatury
• odsÅ‚uchać stronÄ™ za pomocÄ… czytnika ekranu

Scenariusz działań użytkowników opisują, co konkretnie użytkownicy robią, aby wykonać określone zadania. Scenariusz działań zwane są czasem także ścieżkami użytkownika.

Scenariusze działań użytkowników są narzędziem stosowanym przez projektantów, wspomagającym tworzenie witryn, w których wykonanie każdego zadania będzie możliwie intuicyjne, łatwe, proste i skuteczne. Oznacza to, że opracowywanie scenariuszy należy do projektantów, a nie wydawcy witryny. Podobnie jest z innymi technikami wspomagającymi projektowanie, takimi jak profile postaci, czy mapy doświadczeń użytkownika. Gdy znajdą się w dokumentacji witryny, mogą być dla wydawcy materiałem wspomagającym tworzenie zawartości.

Spis i organizacja zawartości witryny

W tej części specyfikacji przedstawiamy spis planowanych treści witryny – wszystkich działów i usług – oraz planujemy ich organizację.

Opracowanie spisu rozpoczynamy od wynotowania wszystkich przewidywanych treści i usług. Następnie grupujemy je w kilka głównych działów. Rozważamy, czy uwzględniliśmy wszystkie treści, czy któreś kategorie nie powinny być rozdzielone albo połączone, czy jakieś treści nie powinny być pogrupowane inaczej. Na koniec wyznaczamy kategorie podstawowe i kategorie o mniejszej ważności. Tak przemyślaną wstępną mapę witryny możemy zapisać na przykład w postaci znanego ze szkoły konspektu – planu dwu-, trzystopniowego.

Jeśli życzymy sobie wyposażenia witryny w specjalne aplikacje, takie jak galeria mediów, forum dyskusyjne, system ogłoszeń, warto w miarę możliwości wskazać konkretne rozwiązanie.

Zamawiający witrynę może w tej części zdefiniować swoje wytyczne dotyczące organizacji zawartości, wskazówki dotyczące nawigacji, ale warto, by w swoich ostatecznych decyzjach uwzględniał doświadczenie projektantów witryny. Wszak po to zatrudnia profesjonalistów.  

Sposoby wymiany treści

Nawet witryny o treściach z założenia niezmiennych mogą wymagać od czasu do czasu uaktualnienia. Zamawiając wykonanie witryny, trzeba więc wyraźnie sprecyzować, czy i jakie będą możliwości samodzielnej wymiany treści.

W przypadku witryn-wizytówek opartych na technologii HTML i CSS możemy oczekiwać takiego projektu witryny, który pozwoli na:

• niezbÄ™dne drobne zmiany w informacjach teleadresowych i prawnych,
• wymianÄ™ bÄ…dź uzupeÅ‚nienia istotnych tekstów o wydawcy (np. historia, osiÄ…gniÄ™cia).
• zamieszczanie wiadomoÅ›ci bieżących – aktualnoÅ›ci.

W przypadku projektów opartych na systemach obsługi witryn (CMS), możemy oczekiwać:

• możliwoÅ›ci obsÅ‚ugi treÅ›ci za pomocÄ… narzÄ™dzi zaplecza administracyjnego chronionego przed niepowoÅ‚anym dostÄ™pem.
• możliwoÅ›ci dodawania i poprawiania treÅ›ci za pomocÄ… narzÄ™dzi udostÄ™pnianych po zalogowaniu siÄ™ w części frontowej.

WyglÄ…d witryny

Estetyczna i przejrzysta, choć niekoniecznie wyszukana szata graficzna witryny jest nieodzownym warunkiem jej powodzenia. Nawet jeśli chcemy pozostawić wykonawcy maksymalną swobodę twórczą w przygotowaniu projektu, koniecznie powinniśmy umieścić w zamówieniu chociaż podstawowe sugestie odnośnie wyglądu stron:

• kolorystyka: zgodna z ksiÄ™gÄ… znaku, jeÅ›li firma taki posiada, stonowana i oszczÄ™dna czy wyrazista i kontrastowa, utrzymana w ciepÅ‚ych czy w zimnych kolorach,
• ukÅ‚ad: o szerokoÅ›ci staÅ‚ej czy zmiennej, dostosowujÄ…cej siÄ™ do wielkoÅ›ci monitora, wyÅ›rodkowany czy przesuniÄ™ty do lewej krawÄ™dzi ekranu, jedno- czy wielokolumnowy, paski nawigacyjny i promocyjny umieszczone po obu, czy po jednej i po której stronie centralnego obszaru,
• dostÄ™pność: możliwość korzystania przez osoby z różnymi niepeÅ‚nosprawnoÅ›ciami i starsze, w  różnych urzÄ…dzeniach, możliwoÅ›ci dostosowania przez użytkownika wyglÄ…du witryny do swoich potrzeb (np. zwiÄ™kszenia rozmiaru czcionki, zmiany kolorystyki czy szerokoÅ›ci strony).

W zamówieniu warto wskazać adresy kilku witryn internetowych, które pozwolą projektantowi pełniej odczytać nasze oczekiwania i preferencje.

Obsługa po sprzedaży

Jeśli liczymy na pomoc wykonawcy w utrzymaniu witryny po jej oddaniu do użytku, precyzujemy swoje potrzeby w tej części. Mogą one dotyczyć np. umieszczenia witryny na serwerze, przeszkolenia kadry obsługującej witrynę, okresowe aktualizowanie treści, itp.

Podsumowanie

Wytyczne do specyfikacji opracowane przez zleceniodawcę są punktem wyjścia do umowy z wykonawcą. Na jej podstawie wykonawca może poprosić o konkretne uzupełnienia czy wyjaśnienia, szacuje koszty, określa czas realizacji, przygotowuje harmonogram realizacji i projekt umowy. Specyfikacja opracowana przez wykonawcę na podstawie wytycznych i konsultacji z wydawcą powinna być załącznikiem do tej umowy o wykonanie witryny.